1. ความหมายของข้อมูล คืออะไร ?ตอบ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ก็ได้. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นปัจจุบัน เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ คะแนนของนักเรียน รายงาน บันทึก ฯลฯ
2. ข้อมูลและสารสนเทศมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กันอย่างไร ?
ตอบ ข้อมูลที่ได้รับจากข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น นำมาผ่านวิธีการรวบรวมข้อมูลแล้วนำมาประมวลผล และแสดงออกมาเป็นผลลัพธ์
3. ข้อแตกต่างระหว่างข้อมูล และสารสนเทศคืออะไร ?
ตอบ ข้อมูลจะไม่มีการผ่านการวิธีการรวบรวมข้อมูลและนำมาประมวลผล และแสดงออกมาเป็ํนผลลัพธ์ แต่สารสนเทศจะมีการผ่านการวิธีการรวบรวมข้อมูลและนำมาประมวลผล และแสดงออกมาเป็นผลลัพธ์
4. คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะอย่างไรบ้าง ?
ตอบ
1.ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิง
หรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้าง ข้อมูล ที่ออก แบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ ส่วนใหญ่ มา
จากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้
3.ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำ
สารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4.ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิว
เตอร์
5.จุดประสงค์ของการจัดเรียงข้อมูลคืออะไร ?ตอบ เพื่อให้ผู้อ่านเกิดความเข้าใจและเมื่อข้อมูลไม่ได้มีการจัดเรียงอาจเกิดความไม่เข้าใจและความหมายผิดได้ง่าย
6.การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมีการดำเนินการอย่างไร ?
ตอบ
1.การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา
2.การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
3.การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
4.การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
7.แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการควรเริ่มจากขั้นตอนใด อย่างไร ?ตอบ
1.รวบรวมข้อมูล การรวบรวมข้อมูลมาเพื่อให้เกิดการประมวลผลในภายหน้าและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
2.ประมวลผล การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้มีความถูกต้องและไม่ผิดพลาดต่อข้อมูลใด ๆ
3.แสดงผลลัพธ์ การแสดงผลลัพธ์เป็นการนำข้อมูลที่เกิดจากการรวบรวมข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วเพื่อให้มีการนำเสนองานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การอภิปราย การอธิบาย อื่น ๆ ฯลฯ
